Van tijd tot tijd gebeurd het wel eens. De mail die u verstuurd komt bij de ontvanger aan in de spam-map / junkmail. Dit kan diverse oorzaken hebben. Het is soms lastig te achterhalen waar het fout gaat, maar meestal is de oorzaak te achterhalen door de bron van een ontvangen mail te analyseren. Concera kan dit voor u doen.
Spam vormt helaas een groot probleem op het internet. De meeste email die verstuurd wordt is spam. Concera probeert het versturen en ontvangen van spam te voorkomen middels filters, monitoring, specifieke antispam instellingen en geautomatiseerde systeem scans.
Spam Filters Voor het tegen gaan van spam gebruikt Concera een aantal spamfilters. Dit betekend dat een mail door de actieve spamfilters moet worden goedgekeurd om doorgelaten te worden. Na de spamfilters wordt ook nog een virusscanner gebruikt. Wij maken gebruik van zogenoemde zelflerende filters. Wanneer het mogelijk is voor u, markeer dan altijd een spammail wanneer u deze binnen krijgt door ze in de junkmail op de server te zetten.
SPF (Sender Policy Framework) Standaard maken wij gebruik van SPF. Dit is een techniek om aan te geven welke servers mail mogen versturen voor uw domein. Het is daarbij belangrijk dat u dan uitsluitend die servers gebruikt. Gebruikt u een andere mailserver, bijvoorbeeld van uw internetprovider, geef dan de naam en/of het ip-adres door zodat we uw SPF instellingen kunnen aanpassen. U kunt SPF instellen ook via het beheerpaneel verzorgen.
Monitoring Het komt wel eens voor dat een klant via mail of website spam verstuurd. Laten we vooropstellen dat die bij Concera ten strengste verboden is. Zorg er altijd voor dat u een goede up-to-date virusscanner heeft op uw systemen waarmee u mail verstuurd en zorg er voor dat uw website up to date is, zeker wanneer u gebruik maakt van Open Source systemen. Wij zullen een domein of website dat spam verstuurd altijd offline halen wanneer er niet direct een oplossing kan worden geboden.
Het versturen van spam wordt bij ons op de servers, maar ook extern in de gaten gehouden. Bij problemen worden wij geïnformeerd en wordt een domein gedeactiveerd. Het versturen van spam kan tot een declaratie leiden wanneer wij de problemen moeten oplossen of er vervolgschade op treedt.
Geautomatiseerde scan
Middels diverse technieken houden wij Open Source systemen in de gaten m.b.t. malafide scripts of toepassingen. Mocht er een detectie optreden dan worden we hiervan op de hoogte gebracht en stellen we een onderzoek in. 99,9% van de problemen ontstaan doordat Open Source systemen worden toegepast met verouderde software. Houdt uw website daarom altijd up-to-date.
Hotmail/Outlook
Eén van de grootste kopzorgen voor systeembeheerders is de gratis maildienst van Microsoft : hotmail / outlook. Het is helaas zo dat mail door hotmail / outlook wel wordt geaccepteerd en ook als succesvol ontvangen wordt gecommuniceerd naar verzendende mailservers, echter deze status zegt niks over of de mail echt wordt afgeleverd. Wij raden aan om belangrijke mail die naar hotmail.com, hotmail.nl, live.nl, live.com en outlook accounts verstuurd wordt, altijd te kenmerken met ontvangst en leesbevestiging vereisen. Dit is bij bijna iedere mail client mogelijk. Outlook / hotmail geeft geen garanties op ontvangst en er is ook geen mogelijkheid om het interne process van deze maildienst te controleren / beïnvloeden. Vragen ontvangers altijd om u toe te voegen aan het adresboek, dat zorgt vaak wel voor een betrouwbare aflevering van uw email.
Samengevat, wat kunt u doen?
Hieronder een samenvatting van alles wat u kunt doen om uw mail goed aan te laten komen:
- Zorg er voor dat uw email altijd goed is opgebouwd.
- Stuur geen mailings met een grote hoeveelheid personen in de BCC.
- Stuur mailings dus altijd naar de geaddresseerde zelf.
- Zorg er voor dat uw antivirus en antispam software up to date zijn, zorg voor de juiste instellingen en juiste mailserver.
- Maak gebruik van de juiste mailserver, houdt hiervoor bij voorkeur naam aan die lijkt op s??.concera.hosting. U ontvangt deze bij uw account-gegevens.
- Zorg er voor dat uw website geen spam verstuurd.
- Zorg er voor dat uw mail verstuurd wordt via een gevalideerde server
- Zorg er voor dat u geen hoofdletters, uitroeptekens en vreemde teksten in uw onderwerp gebruikt.
- Zorg er uw email geen teksten bevat die als spam geïnterpreteerd kunnen worden.
Wat doet Concera voor u?- Wij zorgen voor servers met veel capaciteit en monitoring
- Up-to-date antivirus en antispam software op de servers.
- Active monitoring
- Proactive systeemanalyses
- Telefonische support bij uw mail-instellingen
Wat kan Concera voor u doen?- Beheer en updates voor uw website verzorgen
- Remote support voor uw systemen (pc, notebook, mobile devices) via Teamviewer
- Support bij uw mail-instellingen of het instellen van uw mail hier op kantoor
- E-mail instellen
- Office365 / Exchange instellen
- Inkomende / uitgaande mailserver wijzigen
- Doorsturen naar Gmail of Outlook
- Mijn is wordt als spam gezien, en nu?